امروزه ارتباطات تلفنی سازمانی در قلب هر کسب و کار قرار دارد. با توجه به این که ارتباطات تلفنی یکی از راه های اساسی برای برقراری ارتباط با مشتریان، همکاران و تامین کنندگان است، داشتن یک سیستم کارآمد و قابل اعتماد می تواند نقش حیاتی در موفقیت یک شرکت ایفا کند.
یکی از ابزارهای اصلی در این زمینه، سیستم های PBX (Private Branch Exchange) هستند. اما برای اینکه بدانید PBX چیست و چطور کار می کند، تا انتهای این مطلب از سایت مبناتلکام همراه ما باشید.
تلفن PBX چیست؟
سیستم های تلفنی در دنیای تجارت امروز، امکانات متنوعی برای سازمان ها فراهم می کنند که با استفاده از آن ها می توانند بهره وری خود را در ارتباطات داخلی و خارجی به حد اعلا برسانند. یکی از مهم ترین سیستم های تلفنی، سیستم PBX به معنای « تبادل شعبه خصوصی» است.
تلفن PBX به سیستمی گفته می شود که به سازمان ها اجازه می دهد تماس های داخلی و خارجی خود را به صورت مستقل و با مدیریت متمرکز اداره کنند. در این سیستم، چندین خط تلفن داخلی به یک یا چند خط خارجی متصل می شوند و امکان مدیریت کارآمد تماس های ورودی و خروجی را فراهم می نمایند.
اجزای اصلی سیستم PBX چیست؟
سیستم PBX شامل سه بخش اصلی است که هر کدام نقش های خاصی در عملیات سیستم بازی می کنند:
- خطوط داخلی: این خطوط به تمامی دستگاه های تلفنی داخل سازمان متصل می شوند. با استفاده از خطوط داخلی، کارمندان می توانند به راحتی با یکدیگر و بدون هزینه های اضافی از شبکه عمومی صحبت کنند.
- خطوط خارجی: این خطوط به شبکه تلفن عمومی (PSTN) یا به شبکه های داده برای سیستم های VoIP متصل می شوند و امکان برقراری تماس های بیرونی را فراهم می آورند.
- کنترل کننده تماس: این واحد، مسئول مدیریت و هدایت جریان های مختلف تماس درون و بیرون از سیستم است. کنترل کننده تماس تصمیم می گیرد که چگونه تماس ها هدایت شوند، چه تماس هایی به صندوق صوتی فرستاده شده و چگونه تماس های ورودی به مقصد نهایی خود برسند.
انواع سیستم تلفن PBX
در بخش قبل با این نوع سیستم های تلفنی آشنا شدیم و دانستیم PBX چیست. اما سیستم های PBX به مرور زمان تکامل یافته و به چندین نوع مختلف تقسیم شده اند که هر کدام ویژگی ها و کاربردهای خاص خود را دارند:
تلفن PBX آنالوگ
یکی از ابتدایی ترین انواع سیستم های PBX، سیستم PBX آنالوگ است. این سیستم ها از تکنولوژی آنالوگ برای انتقال و مدیریت تماس ها استفاده می کنند. معمولاً به تجهیزات فیزیکی زیادی نیاز دارند و ارتباطات در این سیستم ها از طریق سیگنال های الکتریکی منتقل می شوند. اگرچه سیستم های آنالوگ می توانند برای شرکت های کوچک و متوسط کارآمد باشند، اما محدودیت هایی از نظر امکانات و قابلیت ها نسبت به سیستم های دیجیتال یا مبتنی بر IP دارند.
تلفن PBX ویپ
تلفن PBX ویپ(VoIP PBX) مبتنی بر پروتکل اینترنت، یکی از پیشرفته ترین و مدرن ترین انواع سیستم های تلفنی است. این سیستم ها از فناوری VoIP (Voice over Internet Protocol) بهره می برند که امکان انتقال تماس ها را از طریق اینترنت فراهم می کند. با استفاده از این فناوری، کاربران می توانند تماس های تلفنی خود را به جای خطوط سنتی، از طریق شبکه های داده انجام دهند. اما قابلیت های این نوع سیستم PBX چیست؟
VoIP PBX قابلیت هایی مانند کنفرانس تلفنی، انتقال تماس و صندوق صوتی را با هزینه های پایین تر نسبت به سیستم های سنتی ارائه می دهد و به راحتی قابل گسترش است. این نوع سیستم ها با کاهش هزینه های تلفنی و افزایش انعطاف پذیری در سازمان ها محبوبیت زیادی پیدا کرده اند.
مزایای سیستم تلفن PBX
استفاده از سیستم های PBX مزایای زیادی دارد که می تواند بهره وری و کارایی سازمان ها را بهبود بخشد:
- کاهش هزینه ها: سیستم های PBX به سازمان ها کمک می کنند تا هزینه های تلفنی خود را کاهش دهند.
- مدیریت متمرکز: این سیستم ها، امکان مدیریت متمرکز و کارآمد تماس ها را فراهم می کنند و باعث می شوند که سازمان ها بتوانند به راحتی تماس های ورودی و خروجی را پیگیری و کنترل نمایند.
- انعطاف پذیری و قابلیت گسترش: سیستم های PBX به راحتی قابل گسترش هستند و سازمان ها می توانند با تغییر نیازهای خود، به افزایش یا کاهش تعداد خطوط داخلی و خارجی بپردازند.
- قابلیت های پیشرفته: این سیستم ها امکاناتی مانند انتظار تماس، انتقال تماس، صندوق صوتی و کنفرانس را ارائه می دهند که به بهبود بهره وری کمک می کند.
فاکتورهای مهم برای انتخاب یک سیستم تلفن PBX چیست؟
انتخاب سیستم PBX مناسب برای سازمان به چندین عامل بستگی دارد که باید با دقت مورد بررسی قرار گیرند:
زیرساخت های موجود در سازمان
ارزیابی دقیق تجهیزات و امکانات موجود می تواند به انتخاب بهترین راهکار کمک کند. برای مثال اگر سازمان، پیش تر از سیستم های آنالوگ استفاده کرده، ممکن است نیاز به تغییر در ساختار زیرساختی وجود داشته باشد تا سیستم های دیجیتال یا VoIP نصب شوند.
بودجه سازمان
هزینه های اجرایی، نگهداری و گسترش سیستم PBX یکی از اصلی ترین معیارهای تصمیم گیری است. سیستم های VoIP معمولاً هزینه های کمتری نسبت به سیستم های آنالوگ دارند و گزینه های مبتنی بر ابر (Cloud-based) می توانند به کاهش هزینه های نصب و نگهداری کمک کنند.
مدل عملکرد سازمان
سازمان هایی که دارای چندین مکان جغرافیایی هستند نیاز به سیستمی دارند که می تواند ارتباطات بین المللی و درون سازمانی را به طور یکپارچه مدیریت کند. سیستم های VoIP با توجه به انعطاف پذیری و قابلیت اتصال به اینترنت، برای این سازمان ها مناسب تر هستند.
اندازه و رشد پیش بینی شده سازمان
سیستم های PBX باید توانایی پاسخگویی به نیازهای فعلی و آینده سازمان را داشته باشند. برای سازمان های بزرگ با برنامه های توسعه ای، سیستم هایی که قابلیت گسترش و افزایش تعداد کاربران را دارند، مناسب تر خواهند بود. در مقابل، سازمان های کوچکتر ممکن است به یک راه حل ساده تر و ارزان تر نیاز داشته باشند.
آشنایی با ارتباطات IP PBX و Hosted PBX
سیستم IP PBX به عنوان یک ابزار مهم برای سازمان ها و شرکت ها به شمار می رود که با استفاده از بستر شبکه و تکنولوژی VoIP (صوت روی پروتکل اینترنت) امکانات نوینی در زمینه ارتباطات فراهم می آورد. در این سیستم، تماس ها از طریق اینترنت یا شبکه محلی انجام می شود، که این امر موجب کاهش هزینه ها و افزایش انعطاف پذیری در مدیریت ارتباطات می شود. با توجه به اینکه دیگر نیازی به کابل کشی های پیچیده و پرهزینه نیست، IP PBX امکان ارتباطات سریع تر و با کیفیت تر را فراهم می آورد.
یکی از ویژگی های برجسته سیستم IP PBX این است که به سازمان ها اجازه می دهد تا تماس های خود را به صورت دیجیتال مدیریت کنند. به این ترتیب، کیفیت تماس ها افزایش می یابد، زیرا تمامی فرآیندهای ارتباطی به صورت دیجیتال و بدون نیاز به سیستم های آنالوگ قدیمی انجام می شود. علاوه بر این، با استفاده از این سیستم، تماس ها به راحتی از هر مکانی در دنیا قابل دسترسی هستند و سرعت انتقال اطلاعات به طور قابل توجهی بالا می رود. این ویژگی ها باعث شده است که IP PBX به عنوان یکی از بهترین گزینه ها برای سازمان هایی که قصد کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری را دارند، شناخته شود.
با توجه به استفاده از فناوری VoIP، سیستم IP PBX می تواند به راحتی تماس های داخلی را میان تعداد زیادی از کاربران با هزینه های بسیار پایین تر برقرار کند. این امر به شرکت ها کمک می کند تا از نیاز به خطوط تلفن شهری متعدد صرف نظر کرده و تنها با یک یا چند خط شهری، نیازهای تماس داخلی خود را برطرف کنند. در واقع، تعداد زیادی از کاربران می توانند از یک خط شهری استفاده کنند و بدون محدودیت های جغرافیایی به ارتباطات خود ادامه دهند.
استفاده از تلفن های تحت شبکه نیز یکی دیگر از ویژگی های مهم سیستم IP PBX به شمار می رود. این تلفن ها به جای استفاده از خطوط تلفن سنتی، از شبکه های دیجیتال برای برقراری تماس ها استفاده می کنند. این امر موجب می شود تا علاوه بر کاهش هزینه ها، کیفیت صدا و تصویر در تماس ها نیز بهبود یابد. با استفاده از سیستم IP PBX، علاوه بر تماس های صوتی، امکان برقراری تماس های تصویری و حتی تبادل داده ها به صورت آنلاین نیز فراهم می شود. این ویژگی ها برای شرکت ها و سازمان ها به ویژه در زمینه هایی که نیاز به ارتباطات بین المللی دارند، بسیار حائز اهمیت است.
در کنار این ها، یکی دیگر از مزایای سیستم IP PBX این است که می تواند به راحتی با سایر فناوری های ارتباطی موجود در سازمان ادغام شود. به عنوان مثال، این سیستم قادر است با سیستم های مدیریت مشتریان (CRM) و سایر نرم افزارهای کسب وکار همگام شود، که این امر مدیریت ارتباطات با مشتریان را تسهیل می کند و کمک می کند تا فرآیندهای داخلی سازمان به طور کارآمدتری پیش برود.
در این میان، سیستم Hosted PBX نیز یکی دیگر از انواع سیستم های PBX است که در حال حاضر توجه بسیاری از سازمان ها را به خود جلب کرده است. در سیستم Hosted PBX، زیرساخت ها و منابع لازم برای ایجاد سیستم تلفن سازمان در خارج از شرکت قرار دارد. این سیستم ها معمولا توسط ارائه دهندگان خدمات ابری میزبانی می شوند و به همین دلیل سازمان ها نیازی به نگهداری یا پشتیبانی از تجهیزات فیزیکی ندارند. به علاوه، هزینه های مربوط به نگهداری و تعمیرات سیستم های تلفنی کاهش یافته و شرکت ها می توانند بر روی بخش های دیگر کسب وکار خود تمرکز کنند.
یکی از ویژگی های برجسته Hosted PBX این است که تمام داده ها و تماس ها در بستر ابری انجام می شود و این امر به ویژه در مواقعی که نیاز به مقیاس پذیری و انعطاف پذیری بیشتر وجود دارد، بسیار مفید است. به این ترتیب، در صورت افزایش نیاز به ظرفیت تماس ها، ارائه دهندگان سرویس می توانند به سرعت ظرفیت سیستم را افزایش دهند بدون اینکه نیازی به تغییرات سخت افزاری یا ارتقاء تجهیزات در محل شرکت باشد.
سخن پایانی
ما در این مطلب به طور جامع بررسی کردیم که PBX چیست و چه قابلیت هایی دارد. سیستم های PBX به سازمان ها این امکان را می دهند که تماس های داخلی و خارجی را با کارایی و هزینه بهتری مدیریت کنند. انتخاب سیستم مناسب، نیاز به ارزیابی دقیق نیازها و شرایط سازمان دارد تا بتوان بهترین گزینه را از بین سیستم های آنالوگ، دیجیتال و VoIP انتخاب کرد. اگر به دنبال تهیه اینترنت فیبر نوری هستید، خدمات مبناتلکام را از دست ندهید.
