با پیشرفت تلفن از قدیم تا به امروز، سازمان ها و شرکت ها به دنبال راهکار های نوین و مؤثری هستند تا بتوانند ارتباطات خود را بهینه سازی کرده و از تکنولوژی های جدید بهره مند شوند. یکی از این راهکار ها، تلفن ابری است که می تواند دنیای ارتباطات تجاری را به شکلی چشم گیر دگرگون کند. تصور کنید یک سازمان با تعداد زیادی کارمند که از روش های ارتباطی قدیمی و نامناسب رنج می برد. این سازمان می تواند با استفاده از تلفن ابری، به سادگی یک سیستم تماس مدرن را ایجاد کرده و در عین حال هزینه های خود را به شکل قابل توجهی کاهش دهد.
در این مقاله قرار است به بررسی این فناوری نوین، مزایای آن، نحوه عملکرد و هزینه های مربوط به استفاده از تلفن ابری بپردازیم. به طور خاص در دوران پاندمی (کرونا) و افزایش دور کاری، این سیستم به بسیاری از کسب و کارها کمک کرده تا با انعطاف پذیری بیشتری به نیاز های مشتریان پاسخ دهند. پس اگر شما نیز به دنبال بهبود عملکرد ارتباطات داخلی و خارجی سازمان خود هستید، این مقاله از مبنا تلکام می تواند راهنمای مناسبی برای شما باشد.
تعریف تلفن ابری
تلفن ابری، به زبان ساده، یک سیستم تلفنی است که بر روی بستر ابری کار می کند. در عوض، نیاز به تجهیزات پیچیده و سخت افزاری در محل کار، تمامی فرآیند ها از جمله مکالمات، مدیریت تماس ها و صداه های ضبط شده، به سرور های ابری منتقل می شود. این تکنولوژی از طریق اینترنت کار می کند و به همین دلیل می توان در هر جایی که اینترنت وجود دارد، به آن دسترسی داشت.
این نوع سیستم ها شامل یک یا چند خط تلفن که در بستر ابری راه اندازی شده اند، و همچنین اپلیکیشن ها یا نرم‌افزار هایی برای مدیریت و کنترل تماس ها هستند. به طور خلاصه، تلفن ابری ترکیبی از سیستم های تلفن ثابت و امکانات اینترنتی است که تمامی امکانات و خدمات تلفنی را به یک بستر ساده و کاربردی منتقل می کند.
نیاز یک سازمان به تلفن ابری
تصور کنید یک شرکت نوپا در صنعت فناوری اطلاعات با ۵۰ کارمند فعال است. این شرکت برای برقراری ارتباط با مشتریان، تأمین کنندگان و همکاران خود، به یک سیستم تلفنی موثر و کارآمد نیاز دارد. سیستم های تلفنی سنتی به طور معمول با محدودیت های خاصی همراه هستند؛ مانند هزینه های بالا، نیاز به تجهیزات سخت افزاری و مشکلات مدیریتی که آن ها را تقریبا نا کارآمد کرده است.
این شرکت با ورود به بازار و تلاش برای ایجاد روابط تجاری، نیازمند ایجاد سیستم ارتباطی منسجم و غیر متمرکز است. در این حالت، تلفن ابری می تواند بهترین انتخاب باشد. از آن جا که این سیستم بر روی بستر ابری کار می کند، به راحتی می تواند با توسعه ی شرکت در آینده همگام شود و به کارکنان این اجازه را بدهد که از هر نقطه ای به تماس ها و ویژگی های مربوط به تلفن دسترسی داشته باشند.
با راه اندازی تلفن ابری، این شرکت می تواند بهره وری خود را به طرز قابل توجهی افزایش دهد، زیرا هزینه های ثابت و متغیر کاهش پیدا می کند و امکان پاسخ گویی سریع تر و مؤثر تر به مشتریان ایجاد می شود.
مزایای تلفن ابری
در ادامه به بررسی برخی از مهم ترین مزایای تلفن ابری می پردازیم که باعث می شوند سازمان ها و شرکت ها به این سیستم روی بیاورند.
۱. کاهش هزینه ها
یکی از بزرگ ترین مزایای استفاده از تلفن ابری، کاهش قابل توجه هزینه هاست. شرکت ها به طور معمول با استفاده از تجهیزات سخت افزاری پیچیده و نیاز به کارمندان تخصصی برای مدیریت و نگهداری سیستم های تلفنی سنتی، هزینه های زیادی را متحمل می شوند. با وجود تلفن ابری، نیازی به تجهیزات فیزیکی زیادی ندارید و می توانید تنها با یک اتصال اینترنتی به تمامی امکانات دسترسی پیدا کنید.
به علاوه، شرکت ها می توانند بسته های مختلفی را بسته به نیاز های خود انتخاب کرده و بر اساس حجم تماس ها و کارکرد، هزینه ها را کاهش دهند. بدین ترتیب، با گسترش کسب و کار، شرکت ها قادر به انعطاف در مدیریت هزینه ها خواهند بود و دیگر نگرانی های مربوط به هزینه های ثابت سخت افزاری از بین می رود.
۲. قابلیت دسترسی از هر جا
به دلیل وابستگی تلفن ابری به اینترنت، این سیستم به شما امکان می دهد که از هر نقطه‌ای از دنیا به تماس های خود دسترسی داشته باشید. به عنوان مثال، در عصر جدید دور کاری، بسیاری از کارکنان دیگر نیاز به حضور فیزیکی در دفتر ندارند و می توانند از خانه یا هر مکانی که برای شان مناسب است کار کنند.
تلفن ابری این قابلیت را دارد که به کارکنان اجازه دهد تماس ها و اطلاعات خود را از هر دستگاهی مدیریت کنند؛ چه تلفن هوشمند باشد، چه لپ تاپ یا تبلت. این موضوع نه هم باعث افزایش انعطاف پذیری در کارمندان می شود، هم موجب افزایش رضایت آن ها از کار و عملکرد بهینه در رسیدگی به مشتریان نیز می شود.
۳. امکانات جامع و کارآمد
سیستم های تلفن ابری به‌طور معمول شامل امکانات جامع و گسترده ای هستند. از جمله امکاناتی که ممکن است این سیستم ها ارائه دهند می توان به ویژگی هایی همچون ضبط تماس، سیستم پاسخ گویی خودکار، تماس گروهی و انتقال تماس اشاره کرد.
این امکانات به سازمان ها این قابلیت را می دهد که با روند های فعلی بازار همگام شده و ارتباطات خود را به شکلی کارآمد و بهینه مدیریت کنند. به عنوان مثالً، سیستم های پاسخ گویی خودکار می توانند برای فرایند های مشتریان پاسخ دهی خودکار را بهبود بخشند و کارایی کارمندان را افزایش دهند. همچنین، ضبط تماس ها می تواند به حفظ سوابق تماس ها کمک کرده و به آموزش بهتر کارکنان یاری رساند.
۴. قابلیت مقیاس پذیری
تلفن های سنتی به طور معمول با مشکلاتی نظیر ناتوانی در گسترش سیستم به دلیل هزینه های بالای تجهیزات مواجه هستند. اما با تلفن ابری، مقیاس پذیری به یک نقطه قوت تبدیل می شود. هر زمان که نیاز به افزایش تعداد خطوط و خدمات داشته باشید، می توانید به سادگی آن ها را با توجه به نیاز های واقعی کسب و کار اضافه کنید.
این قابلیت مقیاس پذیری، به شرکت ها کمک می کند تا به سادگی از دوره های کم توجهی و افزایش توجه استفاده کنند، بدون اینکه نگران کاهش کیفیت ارتباطات باشند. بنابراین اگر سازمان شما در حال گسترش و استخدام های جدید است، نیاز به راهکار هایی برای حفظ ثبات در سیستم تلفنی دارید و تلفن ابری می تواند بهترین راه حل باشد.
نحوه عملکرد تلفن ابری
حالا که با مزایای مختلف تلفن ابری آشنا شدیم، بهتر است به نحوه عملکرد این سیستم نیز پرداخته و روشن کنیم که چگونه می توان از این فناوری استفاده کرد.
۱. اتصال به اینترنت
عملکرد اصلی تلفن ابری بر پایه اتصال به اینترنت قرار دارد. به طور خلاصه، تمامی مکالمات و داده های مربوط به تماس ها به صورت دیجیتالی در فضای ابری منتقل می شوند. به همین دلیل، یکی از ابتدایی ترین پیش نیازها برای بهره مندی از این سیستم، دسترسی به اینترنت پایدار است. برای هر کسب و کاری، اتصال قوی و ایمن به اینترنت یک عنصر کلیدی است، زیرا قطع اتصال ممکن است به طور مستقیم بر روی سیستم تلفنی تأثیر بگذارد.
۲. نرم افزار مدیریت تماس
سازمان ها به طور معمول از نرم افزار های خاصی برای مدیریت تماس ها و شماره های خود استفاده می کنند. این نرم افزار ها در گوشی های هوشمند، تبلت ها و کامپیوتر ها نصب می شوند و امکان مدیریت آسان تماس ها و سرویس های تلفنی را فراهم می کنند.
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت تماس، می توان به راحتی تماس ها را برقرار کرد، نظارت بر فعالیت ها را انجام داد و همچنین امکان تنظیمات مختلف را ایجاد کرد. این نرم افزار ها همچنین می توانند به صورت یکپارچه با سیستم های دیگر موجود در شرکت، مانند CRM (مدیریت روابط با مشتری) ارتباط برقرار کنند، به طوری که کارمندان به راحتی می توانند به اطلاعات مشتریان دسترسی پیدا کرده و تماس ها را مؤثر تر مدیریت کنند.
۳. انتقال داده ها به فضای ابری
تمامی داده ها و مکالمات به صورت رمز نگاری شده و ایمن به فضای ابری منتقل می شوند. این بدین معناست که به جز کارمندان مجاز، هیچ کس نمی تواند به اطلاعات تماس ها و داده های مربوط به مشتریان دسترسی پیدا کند. به علاوه، شرکت ها می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام مکالمات و اطلاعات موجود در سرور های ایمن ذخیره می شوند، در نتیجه از عدم از بین رفتن داده ها اطمینان داشته باشند.
۴. استفاده از پروتکل های VoIP
تکنولوژی تلفن ابری به طور معمول بر اساس پروتکل های VoIP (Voice over Internet Protocol) کار می کند. این پروتکل ها به نوعی مجوز انتقال صدا و داده ها از طریق اینترنت را به صورت آنلاین فراهم می کنند. این عمل امکان ارتباط بدون افت کیفیت و در زمان واقعی را فراهم می آورد.
با کمک VoIP، می توانید هزینه های تماس های بین المللی را به شدت کاهش داده و ارتباطات کارآمد تری داشته باشید. هر زمانی که داده های صوتی تبدیل به بسته های دیجیتال شوند، امکان انتقال آن ها بر بستر اینترنت به آسانی و بدون هیچ گونه افت کیفیت وجود خواهد داشت.
۵. فناوری های پیشرفته
تلفن های ابری به طور معمول قابلیت هایی نظیر ضبط تماس ها، نظارت و تجزیه و تحلیل تماس و حتی امکان برقراری جلسات آنلاین را ارائه می دهند. تمامی این امکانات از طریق ابری بودن این سیستم فراهم می شود. می توانید اطلاعات مورد نیاز خود را هر زمان و هر مکان که نیاز دارید مشاهده کنید.
استفاده از تکنولوژی های مدرن در یک سیستم تلفنی، هم می تواند مزایایی برای کسب و کار داشته باشد و هم کمک کند که با سرعت بیشتری به مشتریان خدمات دهید. وجود این فناوری ها به نوعی ارتقاء در کیفیت خدمات به شمار می آید.
هزینه های تلفن ابری
حالا که با مزایا و نحوه عملکرد تلفن ابری آشنا شدیم، بیایید به هزینه ها و مفاهیم مرتبط با این سیستم بپردازیم.
۱. هزینه های ابتدایی
با راه اندازی سیستم تلفن ابری، به طور قابل توجهی از هزینه های مربوط به تجهیزات فیزیکی کاسته می شود. شما نیازی به خرید تجهیزات پیچیده یا اتصالات داخلی ندارید و تنها با یک اتصال به اینترنت می توانید از خدمات تلفنی استفاده کنید. هزینه های راه اندازی به طور معمول شامل هزینه های اشتراک و نصب نرم افزار های ضروری برای مدیریت تماس است.
همچنین، باید توجه داشته باشید که برخی از ارائه دهندگان تلفن ابری ممکن است هزینه های آغازین برای انجام تنظیمات اولیه یا خدمات اضافی خود داشته باشند. به همین دلیل، پیشنهاد می شود که در آغاز با دقت انتخاب کنید که چه سیستم و ارائه‌دهنده ای برای سازمان شما مناسب تر است.
۲. هزینه های اشتراک
بیشتر ارائه دهندگان تلفن ابری بسته های اشتراکی متنوعی برای سازمان ها ارائه می دهند. این بسته ها به طور معمول شامل سطح های مختلف خدمات و قیمت های متفاوت هستند. شما می توانید با توجه به نیاز های سازمان خود، یکی از این بسته ها را انتخاب کنید. به طور معمول این بسته ها شامل هزینه های ماهانه یا سالانه برای استفاده از خدمات هستند و هر یک از آن ها ویژگی ها و امکانات خاصی را در اختیار کاربران قرار می دهند.
در انتخاب یک بسته مناسب، لازم است نیاز های خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که این بسته بتواند به خوبی به نیاز های سازمان شما پاسخ دهد. بررسی قابلیت ها و مقایسه بین ارائه دهندگان مختلف می تواند کمک کننده باشد تا به بهترین گزینه برسید.
۳. هزینه های اضافی
گاهی اوقات، ممکن است برای استفاده از امکانات خاصی که در بسته های پایه ارائه نمی شوند، نیاز به پرداخت هزینه های اضافی داشته باشید. به عنوان مثال، برخی از خدمات مانند انتقال خطوط، ضبط تماس یا ابزار های تجزیه و تحلیل تماس ممکن است مشمول هزینه های جداگانه شوند.
به همین دلیل، به کاربران توصیه می شود قبل از عقد قرارداد با یک ارائه دهنده تلفن ابری، تمامی هزینه ها و ویژگی های بسته را بررسی کرده و از شرایط قرارداد مطلع شوند. آگاهی از این هزینه های اضافی به کاربران این امکان را می دهد که برآورد دقیقی از هزینه های کلی داشته باشند و در آینده به طور غیر منتظره ای با هزینه های گزاف مواجه نشوند.
۴. هزینه های نگهداری
برخلاف سیستم های تلفن سنتی، نگهداری تلفن ابری به نسبت ساده و کم هزینه است. چون تمام خدمات به صورت ابری ارائه می شوند، مسئولیت به روزرسانی ها و نگهداری های امنیتی به عهده تأمین کننده خدمات خواهد بود. بنابراین، شما می توانید بر روی استفاده بهینه از زمان و منابع خود تمرکز کنید و نگران مسائل فنی نباشید.
با انتخاب یک تأمین کننده قابل اعتماد، هزینه های نگهداری به حداقل رسیده و می توانید از خدمات خود بهره وری بیشتری داشته باشید.
نتیجه گیری
تلفن ابری یکی از جدید ترین و کارآمد ترین تکنولوژی ها در دنیای ارتباطات است که می تواند به بهینه سازی فرآیند ها و ارتقاء کیفیت خدمات شرکت ها کمک شایانی کند. مزایای متعدد این فناوری از جمله کاهش هزینه ها، قابلیت دسترسی از هر نقطه و امکانات جامع، آن را به یک راهکار جذاب برای سازمان ها و کسب و کارها تبدیل کرده است.
امروز دیگر زمان آن است که به جای تکیه بر روش های سنتی ارتباطی، با اعتماد به نفس بیشتری به تلفن ابری روی آورید. خواه یک شرکت نوپا باشید و خواه یک سازمان بزرگ، انتخاب این سیستم می تواند تحولی شگرف در نحوه ارتباطات شما به وجود آورد و سطح کیفیت خدمات را به صورت چشم گیری افزایش دهد.
با شناخت دقیق از هزینه ها و نحوه عملکرد تلفن ابری، می توانید تصمیم گیری مناسب تری داشته و به پیشرفت های بیشتری در عرصه ارتباطات تجاری نائل آئید. بی تردید، هر انتخابی نیاز به تحقیقات دقیق و شناخت کافی دارد، اما سرمایه گذاری بر روی تلفن ابری یکی از هوشمندانه ترین گام هایی است که می توانید به سمت آینده ای مطمئن و پایدار بردارید.
با توجه به توضیحات ارائه شده در مقاله در صورتی که همچنان نیاز به کمک دارید می توانید با مشاوران مبناتلکام در ارتباط باشید در رفع نیاز ها شما را راهنمایی و هم راهی کنند.
ثبت دیدگاه